Erfolgreich umgesetzte Projekte

Die Aufgabe von Beratung ist es, die richtigen Dinge in die gewünschte Richtung zu bewegen

Durchführung einer Kulturanalyse

Die Ausgangssituation

  • Ein inhabergeführtes mittelständisches Unternehmen war in den vergangenen Jahren rasant gewachsen.
  • Neben nicht mitgewachsenen Strukturen, häufigen personellen Veränderungen und einem teils stark ausgeprägtem Bereichsdenken, gab es sehr unterschiedliche Auffassungen von Führung. Alles zusammen führte zu einer deutlichen Unzufriedenheit bei Mitarbeitern und Führungskräften und zu einem Verlust an Motivation und Identifikation.
  • Es wurde zusehends klar, dass der laufende Change nicht vom Thema „Kultur“ abgekoppelt werden kann.
  • Ziel war es, ein realistisches Bild der Ist-Kultur zu zeichnen. Darauf basierend sollten Handlungsfelder für die weitere Unternehmensentwicklung abgeleitet werden.

Vorab zum Thema Unternehmenskultur

Die Idee, man könne Kultur durch die Definition von neuen Werten, die dann gemeinsam unterschrieben, verordnet und im ganzen Unternehmen plakatiert werden, weiterentwickeln, ist weit verbreitet. Leider ist dieser Ansatz nach unserer Erfahrung eher selten von Erfolg gekrönt.

Kultur ist nicht die Ursache von etwas, sie ist das Ergebnis. Die Kultur eines Unternehmens ist die Reaktion der Menschen auf die Rahmenbedingungen, Regeln, Verhaltensnormen und das innere „Belohnungssystem“ – kurz die herrschenden Umstände im Unternehmen. Man könnte sie auch als den Schatten der herrschenden Umstände bezeichnen.

Möchte man den Schatten verändern, so ist es hilfreich, sich mit der Ursache, sprich der Lichtquelle, zu beschäftigen. Ändere ich die Umstände oder Bedingungen, unter denen Menschen zusammenarbeiten, so ändern sich automatisch erst das Verhalten, dann Haltung und am Ende auch Stück für Stück die Kultur. Die gelebten Unternehmenswerte folgen den Umständen so wie der Schatten der Lichtquelle.

Basierend auf dieser Arbeitshypothese und der aktuellen Unternehmenssituation, haben wir uns entschieden, mit der Kulturanalyse die im Unternehmen wirksamen Rahmenbedingungen, Normen, ungeschriebenen Regeln, Haltungen etc. zu ermitteln und transparent zu machen. Auf die Einordnung in abstrakte, eher akademische Wertemodelle haben wir hier bewusst verzichtet.

Der Umsetzungsprozess der Kulturanalyse

Konzeption

  • Mit einer internen Projektgruppe wurde ein Vorgehenskonzept erarbeitet und mit der Geschäftsführung abgestimmt.
  • Bereits sehr früh wurde entschieden, die eigentliche Befragung der ca. 600 Mitarbeiter komplett Online durchzuführen.
  • Bei der Umsetzung der Befragung haben wir mit der Firma CNT zusammengearbeitet. CNT ist auf Personaldiagnostik und Onlinebefragungen spezialisiert und hat in diesem Bereich eine ausgewiesene Expertise.
  • Gemeinsam mit CNT wurde ein auf das Unternehmen abgestimmter Fragebogen mit ca. 100 Fragen entwickelt.
  • Nach erfolgter Freigabe durch die Unternehmensleitung wurde mit der Projektgruppe ein Kommunikations- und Durchführungskonzept erstellt.

Durchführung

  • Es folgten Kick-Off Workshops im Führungskreis und anschließend in allen Abteilungen des Unternehmens. Damit war sichergestellt, dass alle Mitarbeiter aus erster Hand informiert wurden und sowohl ihre Fragen als auch ihre Skepsis platzieren konnten.
  • Die eigentliche Befragung erfolgte über einen Zeitraum von 4 Wochen. Ziel war es, absolut jedem Mitarbeiter die Teilnahme zu ermöglichen.
  • Da nicht alle Mitarbeiter über einen PC-Zugang verfügten, wurden z.B. in den Produktionsbereichen spezielle PC-Plätze eingerichtet.

Auswertung und Daten-Feedback

  • Die Auswertung erfolgte auf Unternehmens-, Bereichs- und Abteilungsebene. Es wurden thematische Cluster gebildet, Kulturmuster herausgearbeitet, eine Faktorenanalyse durchgeführt etc. Zugleich wurden alle Einzelwerte transparent dargestellt.
  • Kommunikation und Interpretation der Ergebnisse erfolgte Top-down. Nach Auswertung im Geschäftsführungskreis, wurden die Ergebnisse an die einzelnen Führungskreise kommuniziert. Im weiteren Verlauf folgten alle Abteilungen bzw. alle Mitarbeiter. Für die Kommunikation der Ergebnisse an die Organisationseinheiten wurde das Format interaktiver Workshops gewählt.
  • Die Rückmeldungen aus den einzelnen Workshops wurden Bottom-up verdichtet und der Geschäftsleitung präsentiert.

Definition von Maßnahmen

  • In einzelnen Abteilungen wurden parallel bereits erste bedarfsorientierte Workshops zu Themen durchgeführt, die sich aus der Kulturanalyse ergeben haben.
  • In der nächsten Projektphase wurden mit der Projektgruppe Handlungsfelder auf Unternehmensebene herausgearbeitet und Leuchtturm-Projekte definiert. Ziel war es, nicht auf allen Ebenen gleichzeitig zu verändern, sondern möglichst minimalinvasiv vorzugehen. Entsprechend wurden die Handlungsfelder ermittelt, von denen die größte Veränderungswirkung zu erwarten war.
  • Insgesamt wurden vier konkrete Kultur-Projekte definiert. Mit der Projektleitung wurden Personen betraut, die im Unternehmen auf allen Ebenen eine gute Reputation hatten. Die Projektleiter wurden Teil einer neuen Projektgruppe, die eng vernetzt und in konstantem Sparring die Projekte steuert.
  • Mit dem Start der internen Projekte endete unser Auftrag. Die weitere Fortführung der Projekte wurde an die Personalleitung übergegen. Diese wurde noch kurze Zeit von uns begleitet und übernahm dann die komplette Steuerung eigenverantwortlich.

Das Ergebnis der Kulturanalyse

  • Nach anfänglicher Skepsis bei den Mitarbeitern, lag die Beteiligung auf Unternehmensebene deutlich über 80%. Damit kann das Ergebnis als repräsentativ betrachtet werden.
  • Das Unternehmen hat eine sehr klare und transparente Ist-Beschreibung der Kultur-Situation im Unternehmen gewonnen.
  • Alle relevanten Themenfelder, in denen Energie oder Ressourcen verloren gehen bzw. in denen Energie gewonnen werden kann, sind klar und transparent geworden.
  • Gerade bei dem Thema „Führung“ hat die Kulturanalyse sehr deutlich bestehende Spannungsfelder und Dynamiken abgebildet und notwendige Veränderungen dargestellt.
  • Die Art der Auswertung und Darstellung hat dem Unternehmen insgesamt sehr klare Handlungsoptionen aufgezeigt.

Aus der Beratungsperspektive

  • Die Beobachtung und Reflexion während der Durführung der Kulturanalyse stellten quasi eine Meta-Analyse dar. Immer wieder spiegelten sich die markanten Kulturmerkmale der Organisation im Umgang mit dem Kulturprojekt selbst.
  • Kulturanalysen können viel Klarheit und Identifikation schaffen. Sie sind jedoch auch ein mächtiges Instrument. Die Durchführung einer Kulturanalyse an sich ist bereits eine sehr starke kulturelle Intervention, da sie alle Mitarbeiter aktiv einbezieht.
  • Was jedem im Vorfeld klar sein sollte: Wer seine Mitarbeiter fragt, sollte sich auch den Antworten stellen. Hier liegen Chance und Herausforderung manchmal dicht beieinander. Ähnlich einem 360 Grad Feedback fordert eine Kulturanalyse die Reflexionsbereitschaft von Führungskräften heraus.
  • Gerade für Familienunternehmen kann eine Kulturanalyse eine sehr gute Chance sein, sich für den Wandel zu öffnen und wichtige Weichen für die Zukunft zu stellen.